純干貨 我的電子書 收納術(shù)

關(guān)于時(shí)間管理我已經(jīng)發(fā)了2篇了，前面兩篇都是圍繞著孩子來聊怎么幫他做計(jì)劃，今天來總結(jié)一下老母的收納術(shù)。

我電腦里面的電子書差不多2T，幾萬本，比家里的實(shí)體書多多了，若完全棄之不用，非常的可惜，想起來有需要的時(shí)候，幾萬個文件里面怎么在短時(shí)間的翻到？要是有個電子書目錄該多好？目錄就是一個表格，表格由4-7列組成，書名列跟存放文件夾的路徑列是必須項(xiàng)，其次如果有一列是書籍系列名，一列是書籍分類，那么就很方便了，要是分類還能更細(xì)一點(diǎn)，比如書內(nèi)容是什么主題，是虛構(gòu)類還是非虛構(gòu)？還有沒有兩列這樣的分類簡直就是錦上添花啊。

沒有excel的可以用PowerBI, PowerBI 是免費(fèi)下載，并且免費(fèi)使用80%功能的，Power query 跟PowerBI 的使用是一樣的，為了方便大家，我把用powerBI的過程錄成了視頻，貼在文章中了。

Idea 有了，擼起袖子開始做，我最常用的工具是excel,工作上我也經(jīng)常用到power query這個工具，也會制作一些文件目錄表提高工作效率。excel2016以上的版本都有power query，假如你是第一次使用，可能需要去搜索一下怎么添加power query在excel中。先從最簡單制只有兩列，名字與路徑的表開始吧。

如何用excel提取文件夾名與子文件名以及里面的文件名？

第一步：選取目標(biāo)文件夾，如下

第二步：在power query里面編輯，過濾掉非書本文件格式，比如.mp3 .mp4, .jpg等

第三步：留下文件名列（name)與路徑列(Folder Path)

第四步：把文件名內(nèi)容加到路徑最后面，這樣才能直接點(diǎn)開書本文件而不是文件夾。

這里先選add column里面的add custom column, 然后就會看到上圖里面的對話框，然后再new column筐里面放這列的名字，下面custom column fomula 放上公式：Text.Combine({[Folder Path],[Name]},"" ), 中括號里面就是你要合并的兩列的名字， “”如果連在一起，就表示你要這兩列的內(nèi)容中間無字符的連在一起。舉例，如果“&”那么出來的格式就是 D:\Book\Abdo Book\K_Non_fiction\Animal-Animal Colors\&Animal Colors-Green Animals.pdf

第五步：分開文件名與格式后綴, 得到書名，刪除格式后綴這列。

第六步：生成表格，添加到新的sheet。

這樣簡易版的目錄表就完成了，以后你再往這個文件夾里面添加文件，只需要點(diǎn)擊一下excel 里面的refresh, 新的文件名跟路徑就自動錄入表中了。這個版本適合于文件數(shù)目不是多的文件夾，若你有上萬本書，那就需要做點(diǎn)分類了，這個高階一點(diǎn)的，后面我再詳說，接下來我要講講refresh可能會遇到的問題. 

假如你要目錄實(shí)現(xiàn)點(diǎn)擊文件名就打開文件的話必須再多做幾個步：

第七步，第二行文件路徑列后面C列輸入公式：=HYPERLINK([@FileDir],"打開")

如果你的路徑列是A列，就放A2。這時(shí)候點(diǎn)一下打開, 就可以直接打開對應(yīng)的書本了。是不是很方便？但是假如你新添加的這一列生成了表格內(nèi)的列，當(dāng)你有新的文件放入文件夾，點(diǎn)擊更新的時(shí)候，你新加的打開這列會消失的。為什么呢？

因?yàn)檫@個目錄表是在Power query 編輯器里面生成好了，然后轉(zhuǎn)移到sheet上面， power query 編輯的時(shí)候是多少行多少列，那么目錄表就是多少行多少列。要如何避免這種情況呢？有兩個方式，

第八步a: 簡單的，鼠標(biāo)移到A列頭，點(diǎn)擊新增一列，把這一列作為“打開”列，請觀察一些這一列的顏色是不是跟目錄表的顏色不一樣？是的就做第七步?；蛘叩诹降臅r(shí)候，load and close對話框出現(xiàn)時(shí)候，指定一個不靠邊的位置，目錄表生成好后的空白列就用來當(dāng)“打開”列。原則就是“打開”列不要跟表格搞在一起。

第八步b: 我個人傾向于這個方式，在power query 里面編輯，增加自定義列對話框中輸入 "=HYPERLINK([FileDir], [Book Name])” 這樣文件路勁的超鏈就產(chǎn)生了，load到sheet上超鏈也會一直存在，之后新添加文件再刷新表格也是沒有問題的。

文章寫到這，相信已經(jīng)可以幫助到很多人了吧。

如果你想得到如下圖有書本分類的目錄，那就請等待我的下篇吧。

PowerBI 第一段錄頻：

電子圖書目錄>>

https://h5.weishi.qq.com/weishi/feed/7eDfHzDeb1KEUxssD/wsfeed?wxplay=1&id=7eDfHzDeb1KEUxssD&spid=1579912938636163&qua=v1_and_weishi_6.9.5_591_212011035_d&chid=100081014&pkg=3670&attach=cp_reserves3_1000230021

PowerBI 第二段視頻：

https://h5.weishi.qq.com/weishi/feed/7eDfHzDeb1KG7mTNM/wsfeed?wxplay=1&id=7eDfHzDeb1KG7mTNM&spid=1579912938636163&qua=v1_and_weishi_6.9.5_591_212011035_d&chid=100081014&pkg=3670&attach=cp_reserves3_1000230021

正打算寫第二段的時(shí)候，收到了一個條評論，問怎么分類網(wǎng)盤里面的文件，我的方法是一個大文件夾做一個目錄表，比如我今天下載了一個有很多DK書的文件夾，里面有很多子文件夾，我就先做這個文件夾的目錄，明天我下載了一個叫ABDO的文件夾，里面的子文件夾的書都是ABDO出版的，我就做一個文件夾叫ABDO，然后進(jìn)行合并。這樣分別處理再合并的方法也是按照我個人習(xí)慣來的，我下載好了就會標(biāo)記好做好，不喜歡統(tǒng)一做，當(dāng)然統(tǒng)一做也不是不可以，統(tǒng)一做方法也是一樣的。都是要先做好簡單的規(guī)律，這樣提取文件夾的名字，就是你要分類的命名。

言歸正傳：

首先下載要有取舍

我大部分電子書都是在百度網(wǎng)盤下載的，下載的時(shí)候通常也是整個文件夾一起下載，大部分書也是有具體命名的, 我是不會選擇下載的一些沒有明確命名的文件跟文件夾的，因?yàn)檎鏇]這個時(shí)間一個個去改名字，也不想浪費(fèi)這個時(shí)間。

分類命名文件夾

我覺得文件下載后要做個粗略分類，比如練習(xí)冊放一個文件夾，繪本放一個，虛構(gòu)跟非虛構(gòu)分一下，語言分一下，我家電子書幾乎全英，省掉這步了，但是我把一些系列書按年齡段分類了，分成學(xué)前K, 小學(xué)P, 低幼N, 成人A，如果你文件夾已經(jīng)分類了，就太棒，如果沒有，那就按自己的習(xí)慣來分一分吧。

我以我DK 電子書的文件夾為例做一個按年齡段 N,K,P, 以及系列書名，還有具體內(nèi)容的分類目錄。樣本如下：

首先我們先重復(fù)之前的三步：（截圖請看上面）做出一個只有書名，路徑列的簡易目錄表，并且在qurey setting 里面進(jìn)行命名contentwithFiledirectory，便于查找使用.

第四步：duplicate qurey, 復(fù)制這張表格，把復(fù)制的這張改個名字方便等下使用

到這一步你已經(jīng)拿到了兩個query, 如下圖

第五步 把contentwithFiledirectory這張表繼續(xù)編輯，重復(fù)文章開始部分的步驟到最后第八步，做出一個有書名以及有書路徑鏈接的表格。

第六步 開始編輯classifycontent這個表格，分裂Name 列，留下有書名的這列，改列名為book name, 再貼下之前的圖

第七步 再分裂folder path , 選擇split by delimiter, 輸入符號“/”，馬上你就可以看到以你分類文件命名的幾列出現(xiàn)了

表變成這樣了

觀察一下，“D:” "book" 還有空白列沒有什么用， “DK Book_Non-fiction"，"A-Dk life"這個有用，這兩個中間還有字符連起來，可以再分裂。

第八步 我們先分裂 “DK Book_Non-fiction"

第九步：拿到了如下圖，得到了兩個column, DK book的column 再進(jìn)行編輯，全部用DK 替代，列命名為Publisher, Non-fiction列也改個名字 Fiction/non-Fiction.

第十步：怎么替代格子里面的內(nèi)容？ 先選取這一列，然后單擊鼠標(biāo)右鍵，再選取replace value,

然后就看到一個對話框，輸入查找內(nèi)容以及替代內(nèi)容，按ok,這一列的內(nèi)容就換掉了

做到這一步，這個表應(yīng)該是這樣的

第十一步：然后再接著分裂 列"folder path.4" ，這一列字符由“-"這個連起來，所以我split by “-"

第十二步：然后又拿到了幾個column, 有用的進(jìn)行改名，沒用的等下刪掉：

這時(shí)候，這張表刪掉一些用不到的column就變成這樣了

第十三步：我們把剛才是做的那張簡易表格 contentwithFiledirectory 跟 Classifycontent 合并，用merge quries這個function

第十四步：彈出的merge對話框中，首先看到的classfiycontent 的內(nèi)容，如上圖，下面是空的，下拉單中選 contentwithFiledirectory 如下圖，這表示，你要把 contentwithFiledirectory 內(nèi)容合并到 classfiycontent 后面。

點(diǎn)了ok之后，得到如下圖 一個新的column,

注意我的excel有點(diǎn)問題，你們?nèi)绻胑xcel會看到還有一個選項(xiàng)是選邏輯關(guān)系的，比如left out, right out 什么，這些在powerBI 操作視頻中可以看到。這里的邏輯關(guān)系要說清楚，會又要寫3000字了，我再放個鏈接有興趣的自己下載了去學(xué)習(xí)吧，現(xiàn)在我們就用默認(rèn)的。。

鏈接：https://pan.baidu.com/s/1nqhs7-ozhpTk0hoq8aaprA ;

提取碼：6oxs 

第十五步：我們點(diǎn)上圖紅框里面反向箭頭的地方，這個column 就會展開，book name 是重復(fù)的，就不要勾，我們只需要File Dir這一列，就勾這個，然后再把這一列改名

然后就拿到了表格

第十六步，close and load 到新的sheet, 完工

我再總結(jié)一下我整理電子文件的思路：

1.只下載文件夾跟文件命名好的

2.下載后，進(jìn)行簡單規(guī)律，我的原則是按年齡段，分為N低幼,K4-6歲,P7歲以后，A12歲以后。其次是按系列名，我喜歡下載系列書，再其次是貼標(biāo)簽，tag, 比如這個書是講動物的，就在名字后面添加animal。

3. 用excel/powerBI提取文件夾子文件文件的名字。

4.用power query 的功能進(jìn)行拆分，合并，拆分，合并等步驟，拼成自己想要的目錄表。

5.然后添加上超鏈接，load到sheet。。。。。這樣找什么書，真的就很快了。

還有有點(diǎn)要注意，如果你的電子書用的是移動硬盤，插到不同的電腦可能得到的硬盤的命名會不一樣，比如我的在電腦A中是D盤，到了電腦B就成了H盤，你如果在A電腦中做的這個文件夾，轉(zhuǎn)去B電腦使用，一定要做一點(diǎn)修改才能用，就是用replace value這個功能，把表里面的"D:\"替代成"H:\"，這樣就沒什么問題了。

我這也是第一次寫這種純干貨的東西，我也不知道自己有沒有講述清楚那些步驟，有試過的小伙伴，可以給我留言，讓我知道有那些不足，我會再修改，爭取做嚴(yán)謹(jǐn)一點(diǎn)。我覺得大家可能會認(rèn)為我的分類太清晰了，所以這個content 做起來非常好做，其實(shí)實(shí)際情況并非如此，我有時(shí)候再命名文件夾的時(shí)候，并非所有的文件夾都是按照我文章里面的分類順序來命名的，有的子文件里面還有好幾層子文件（分類）但是又不想一個個文件夾移來移去改來改去，浪費(fèi)時(shí)間，怎么辦，這里我再賣個關(guān)子，有興趣的請大家收藏我這篇文章，我一定會來更新。